Как провести сортировку данных в таблице excel. Как сделать сортировку данных в эксель

Сортировка в Excel - это встроенная функция анализа данных. С помощью нее можно выставить фамилии в алфавитном порядке, отсортировать средний балл абитуриентов по возрастанию или убыванию, задать порядок строк в зависимости от цвета или значка и т.д. Также с помощью этой функции можно быстро придать таблице удобный вид, что позволит пользователю быстрее находить необходимую информацию, анализировать ее и принимать решения.

Сортировка строк в Excel

Нажмите, чтобы добавить данные, форматировать диаграммы и перемещаться по большим электронным таблицам. Не беспокойтесь о сохранении. Информация выводит вас на нужную вам функцию. На больших планшетах, ноутбуках и настольных компьютерах вы можете бесплатно просматривать электронные таблицы. Функции подразделяются на следующие категории. Функции надстройки и автоматизации.

Они позволяют обрабатывать данные из сводных таблиц или динамических ссылок. Используется для расширенного анализа в кубах информации. Они используются, когда требуется разместить текущую дату и время на листе. Можно получить день недели, год, номер недели и многое другое.

Видео по использованию сортировки Excel

Что можно сортировать?

Excel умеет сортировать данные по тексту (в алфавитном порядке или наоборот), числам (по возрастанию или по убыванию), по дате и времени (от новых к старым, и наоборот). Сортировать можно как по одному столбцу, так и одновременно по нескольким. Например, сначала можно отсортировать всех клиентов в алфавитном порядке, а затем - по общей сумме их покупок. Кроме того, Эксель может сортировать по настраиваемым спискам или по формату (цвет ячейки, цвет текста и т.д.). Обычно сортировка применяется только по колонкам, но есть возможность применять эту функцию и к строкам.

Они позволяют делать расчеты, относящиеся к области техники, а также модели, основанные на формулах, используемых в технике. Они служат для расчета и финансовой отчетности. Они указывают характеристики состояния разных частей вашей таблицы, это позволяет проверить, является ли ячейка пустой или нет, и другие функции.

Они используются для сравнения значений и получения истинного или ложного результата в соответствии с сопоставлением. Функции поиска и ссылки. Они позволяют находить данные в соответствии с критериями, установленными в поиске. Математические и тригонометрические функции.

Все указанные настройки этой опции сохраняются вместе с книгой Excel, что позволяет повторно сортировать информацию при открытии книги (если необходимо).

Сортировка данных в Excel

Сортировку в Экселе условно можно разделить на простую и сложную. Простой считается сортировка по возрастанию или по убыванию.

Они позволяют проводить статистические вычисления, такие как расчет медианной, медианной дисперсии, стандартного отклонения и более связанных функций. Текстовые функции позволяют работать с буквенно-цифровыми данными, позволяют сравнивать текст, изменять форматирование, изменять заглавные или строчные буквы, объединять текст и многое другое.

Пользовательские функции. Когда вы сортируете информацию в электронной таблице, вы можете просматривать данные так, как вы хотите, и быстро находить значения. Вы можете сортировать диапазон или таблицу данных в одном или нескольких столбцах данных; Например, вы можете сортировать сотрудников сначала по отделам, а затем по фамилии.

Существует 2 основных типа сортировки - по возрастанию и по убыванию

Итак, перед тем как начать, необходимо открыть Excel и заполнить какой-то информацией. К примеру, можно заполнить 10 ячеек цифрами от 1 до 10. Теперь нужно выделить весь столбец (в данном случае - все 10 ячеек) и выбрать в панели меню пункты «Данные - Сортировка». Откроется новое окно, в котором надо указать, как отсортировать информацию, по возрастанию или по убыванию. Можно, например, выбрать пункт «по убыванию» и нажать кнопку «ОК». Теперь числа будут идти от 10 и до 1. Можно снова открыть окно сортировки и выбрать «по возрастанию» - числа будут идти от 1 до 10. Также эта процедура может выполняться одновременно по 3 колонкам. Хотя такую сортировку лучше выполнять.

Сокращение обязанностей автоматического перевода: эта статья была переведена с помощью компьютерной системы без вмешательства человека. Поскольку эта статья была переведена с автоматическим переводом, возможно, что она содержит ошибки словарного запаса, синтаксиса или грамматики. Для справки вы можете найти английскую версию этой статьи. . Не могли бы вы показать нам, как? Большое вам спасибо за вашу помощь, С уважением, Мария. Вы знаете, что действие фильтрации заключается в том, чтобы сохранить часть интересующей вас информации, а остальная часть данных скрыта.

Для примера можно создать таблицу, в которой будет храниться информация о товаре на складе. Таблица будет состоять из 3 колонок: наименование, цвет, количество. Товары нужно написать так, чтобы одной и той же категории было несколько. К примеру, ботинки мужские черные (3 модели), ботинки мужские красные (2 модели), туфли женские белые (4 модели) и т.д. Количество может быть любое.

Эта таблица будет не более чем именами полей в форме заголовка и несколькими записями ниже. Для быстрого и легкого фильтрования имеются автоматические фильтры. Это те стрелки, которые появляются в каждом имени поля, в заголовке таблицы и что им нужно очень мало объяснений, чтобы использовать их.

С этого момента вы можете использовать фильтры на досуге. В той же стрелке у вас есть опция «Все», чтобы удалить прикладной фильтр, или вы также можете перейти в меню «Данные», «Фильтровать», «Показать все», чтобы удалить все фильтры, которые у вас есть, и убедиться, что таблица впереди завершена. Если вы понимаете из стрелок фильтра, вы также можете сортировать восходящее или нисходящее по этому полю.

Итак, чтобы включить автофильтр, необходимо выделить весь лист и в панели меню выбрать пункты «Данные - Фильтр - Автофильтр». В ячейках с названиями столбцов (наименование, количество и пр.) должен появиться небольшой значок, при нажатии на который откроется выпадающий список. Наличие такой стрелочки означает, что автофильтр включен правильно. В этом списке можно отсортировать данные по убыванию или по возрастанию, указать, чтобы в таблице отображались только первые 10 наименований (в данном примере эта опция не сработает) или чтобы показывало какой-то определенный товар (например, ботинки мужские). Также можно выбрать пункт «Условие» и указать, например, чтобы программа отобразила все товары, количество которых меньше или равно 10.

Расширенные фильтры: три важных преимущества

Вы также должны поместить себя в ячейку таблицы и перейти на вкладку «Данные», «Сортировка и фильтр» и нажать кнопку «Фильтр». Таким образом у вас будут знаменитые стрелы. Однако усовершенствованные фильтры не так прямо и так удобны в использовании. Итак, каковы причины их использования? По сути, есть три преимущества усовершенствованных фильтров по сравнению с автофильтрами.

Надстройка для сортировки данных в Excel

Например, мне нужен список студентов, которые набрали более 5 баллов по математике и более 7 в среднем, но только в третьем триместре. Второе преимущество расширенных фильтров - возможность извлечь результат фильтра в другом месте, то есть не «испортить» исходную таблицу. Таким образом, таблица остается неповрежденной, а результат отражается в другой области, даже на другом листе, хотя кажется априори, что он не может. Когда вы получите результат в другой области, вы также можете выбрать поля, которые вы хотите отобразить в отфильтрованной таблице, это будет третьим преимуществом в моем представлении.

Если стрелочка автофильтра окрашена в синий цвет, это означает, что данная колонка уже была отсортирована.

Хитрости сортировки

Допустим, что у пользователя есть таблица, в которой присутствует столбец с названиями месяцев года. И когда необходимо отсортировать его, к примеру, по возрастанию, получается примерно так: август, апрель, декабрь и т.д. А хотелось бы, чтобы сортировка происходила в привычной последовательности, т.е. январь, февраль, март и т.д. Сделать это можно с помощью особой настройки по пользовательскому листу.

Фильтрация данных в Excel

Каков диапазон критериев? Это набор ячеек, где будут установлены условия для фильтрации таблицы. Он состоит из названий полей, которые вы хотите задать и на условиях. Например, если мне нужно принять студентов из Мадрида в течение 30 лет, должно быть где-то на листе что-то вроде следующего.

Сортировка по столбцам

Слово «Город» и «Возраст» должно быть написано так же, как в заголовке исходной таблицы, поэтому лучше всего использовать копию и вставку. На изображении выше вы скажете, что хотите, чтобы ученики, чей город - «Мадрид» и «им более 30 лет, но совсем другое - спросить о Мадриде» или которым больше 30 лет, в этом случае диапазон критериев. В этой игре вы должны быть осторожны с нашим способом говорить, что иногда, кажется, противоречит этим правилам. Как вы выбираете студентов из Мадрида и Севильи более 30 лет?

Для этого необходимо выделить всю таблицу, открыть окно сортировки и в поле «Порядок» указать пункт «Настраиваемый список». Откроется новое окно, где можно выбрать нужную последовательность месяцев в году. Если такого списка нет (например, название месяцев на английском), то его можно создать самому, выбрав опцию «Новый список».

Сортировка по нескольким столбцам

Следующим образом. Вы знаете, что звездочка обычно является универсальным шаблоном, и вы можете использовать его для замены любой строки символов неопределенной длины. Ну, пока теория, но как этот процесс выполняется? Предположим, у вас есть стол в Упражнении 11 впереди, и вас попросят все продукты категории «Напитки» дороже 15 евро. Понятно, что нам нужно сделать ряд критериев с некоторым полем, содержащим цену, а другое - с указанием категории. В этом случае перейдите в заголовок таблицы и скопируйте поля «Категория» и «Цена за единицу» и вставьте их, например, в конце таблицы, в ячейке А ниже введите критерии, чтобы они были такими же, как на изображении.

Отсортировать данные совсем не трудно. Зато в результате можно получить удобную таблицу или отчет для быстрого просмотра необходимой информации и принятия решения.

Сортировка данных в Excel – инструмент для представления информации в удобном для пользователя виде.

Но, вопрос, хотите ли вы, чтобы результат содержал все поля исходной таблицы или несколько столбцов, которые вы выбрали? У вас уже есть все необходимые компоненты для выполнения расширенного фильтра: оригинальная таблица, диапазон критериев и зона результатов с выбранным вами заголовком.

На мой вкус есть детали, которые, хотя и не являются существенными, помогут вам ускорить процесс, особенно если вам нужно сделать несколько фильтров. Лучше всего указывать имя диапазона таблицы, поэтому вы можете использовать это имя каждый раз, когда вам нужно фильтровать, и вам нужно обратиться к таблице. Таким образом вы просто называете диапазон. Отлично, со всем этим мы увидим процесс применения усовершенствованного фильтра.

Числовые значения можно отсортировать по возрастанию и убыванию, текстовые – по алфавиту и в обратном порядке. Доступны варианты – по цвету и шрифту, в произвольном порядке, по нескольким условиям. Сортируются столбцы и строки.

Порядок сортировки в Excel

Существует два способа открыть меню сортировки:

Часто используемые методы сортировки представлены одной кнопкой на панели задач:

Если вы находитесь в любом месте листа, вы должны перейти в меню «Данные», «Фильтр», «Расширенный фильтр», появится окно следующего вида. Вы можете сделать это, поместив каждое поле в диалоговое окно и выбрав диапазон с помощью мыши без ввода. Тот факт, что ссылки появляются с долларами или без них, не имеет значения, но обратите внимание, что для указания диапазона списка мне не нужно было ничего выбирать, мне просто нужно было написать имя ранга, которое мы дали: «продукты».

И если вы захотите, это другой лист, кроме оригинальной таблицы? То есть, что, если у вас есть таблица на одном листе, но копирует заголовок полей, которые вы хотите получить на другом листе? Многие скажут мне, что вы не можете, потому что вы пробовали, и появляется следующее предупреждение.

Сортировка таблицы по отдельному столбцу:

Если выделить всю таблицу и выполнить сортировку, то отсортируется первый столбец. Данные в строках станут в соответствии с положением значений в первом столбце.

Итак, сделаем целевой лист активным. То есть процесс начинается с листа адресата. У вас есть оригинальная таблица или список на одном листе, и вы хотите, чтобы результат перешел на другой лист, ну, положите себя в любую ячейку на этом другом листе, прежде чем войти в меню «Данные», фильтр, расширенный фильтр. Таким образом, вы делаете весь процесс из листа адресата.

Кстати, что произойдет, если вы не поместите ничего в раздел диапазона критериев? Хорошо, что вы будете делать расширенный фильтр без критериев, то есть вы получите результат всех записей, которые находятся в исходной таблице, и полей, которые вы выбрали в «Копировать в».

Сортировка по цвету ячейки и по шрифту

Программа Excel предоставляет пользователю богатые возможности форматирования. Следовательно, можно оперировать разными форматами.

Сделаем в учебной таблице столбец «Итог» и «зальем» ячейки со значениями разными оттенками. Выполним сортировку по цвету:

Программа отсортировала ячейки по акцентам. Пользователь может самостоятельно выбрать порядок сортировки цвета. Для этого в списке возможностей инструмента выбираем «Настраиваемую сортировку».

Что делать, если вы не создаете заголовок с полями, которые вы хотите получить в результате? У вас будет фильтр с записями, которые соответствуют диапазону критериев, но со всеми полями исходной таблицы в результате указанной ячейки. В обоих случаях вы найдете вкладку «Данные», «Сортировка» и «Фильтр». Там вы увидите кнопку «Дополнительно».

Если вы пришли сюда, не засунув голову на компьютер, вы узнали что-то новое. Чтобы узнать ее, следуйте приведенным ниже сведениям. В качестве практического примера для лучшего сжатия мы имеем на картинке ниже таблицу, содержащую список имен бегунов в соревновании по легкой атлетике и с классификацией бегунов в данном случае.

В открывшемся окне вводим необходимые параметры:

Здесь можно выбрать порядок представления разных по цвету ячеек.

По такому же принципу сортируются данные по шрифту.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

Обратите внимание, что классификация еще не показана, и в этом случае нам нужно знать порядок прибытия каждого спортсмена, не вычисляя их соответствующие расы. Порядок: В этом случае, если мы вставим значение 0, будет возвращено значение позиции номера в списке. Если введенное значение равно единице, значение позиции номера будет возвращено поэтапно.

В приведенном ниже примере мы используем формулу так, чтобы значение отображалось постепенно. Обратите внимание на изображение выше, что функция вернула значение конечной позиции маркера бегуна. То есть, исходя из времени прибытия всех коридоров, содержащихся во временной матрице, функция приносила упорядоченное значение постепенно.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

Сортировка строк в Excel

По умолчанию сортируются данные по столбцам. Как осуществить сортировку по строкам в Excel:

Таким образом выполняется сортировка таблицы в Excel по нескольким параметрам.

Чтобы воспроизвести функцию для других спортсменов, необходимо заблокировать ячейки, относящиеся к временному интервалу. В этом случае мы будем использовать знак доллара, как показано на изображении ниже, чтобы при копировании формулы не было ошибок. Чтобы воспроизвести формулу для других спортсменов, просто перетащите первую ячейку на другие, используя дескриптор заполнения.

Для лучшей визуализации и понимания мы также можем использовать инструмент «Сортировка и фильтр», расположенный на вкладке «Домашняя страница » в группе инструментов «Редактировать». Итак, просто выберите любую ячейку со значениями в таблице и выберите порядок сортировки для формирования увеличения или уменьшения, как показано ниже.

Случайная сортировка в Excel

Встроенные параметры сортировки не позволяют расположить данные в столбце случайным образом. С этой задачей справится функция СЛЧИС.

Например, нужно расположить в случайном порядке набор неких чисел.

Ставим курсор в соседнюю ячейку (слева-справа, не важно). В строку формул вводим СЛЧИС(). Жмем Enter. Копируем формулу на весь столбец – получаем набор случайных чисел.

Теперь отсортируем полученный столбец по возрастанию /убыванию – значения в исходном диапазоне автоматически расположатся в случайном порядке.

Динамическая сортировка таблицы в MS Excel

Если применить к таблице стандартную сортировку, то при изменении данных она не будет актуальной. Нужно сделать так, чтобы значения сортировались автоматически. Используем формулы.

Если необходимо сделать динамическую сортировку по убыванию, используем функцию НАИБОЛЬШИЙ.

Для динамической сортировки текстовых значений понадобятся формулы массива.

Впоследствии при добавлении данных в таблицу процесс сортирования будет выполняться автоматически.

В большинстве случаев работы с данными они организованны вертикально, поэтому когда подразумевается обработка имеется ввиду именно вертикальная обработка данных, включая сортировку. Т.е. если нужно отсортировать числа по возрастанию, подразумевается, что вверху списка будут числа с минимальными значениями, а внизу списка с максимальными. Именно с такой “вертикальной” организацией данных и связана чрезвычайная популярность (относительно той же ).

В этом материале мы не рассматриваем стандартную “вертикальную” сортировку, ей уделено достаточно внимания как на просторах интернета, так и в нашем . В курсе мы рассмотрели сортировку по одному, нескольким критериям, а также, сортировку с учетом атрибутов ячеек.

Но, все-таки, как отсортировать ячейки Excel по горизонтали ? Для горизонтальной сортировки в Excel припасено несколько вариантов, которые дополняют друг друга:

1. С помощью стандартного механизма настраиваемой сортировки: Вкладка “Главная”/ группа “Редактирование”/ команда “Сортировка и фильтр”/ “Настраиваемая сортировка”. Далее, в параметрах выбираем сортировку по столбцам диапазона.

Плюсы такого варианта сортировки в том что можно сортировать Любой тип информации (как числа, так и текст). Минус такого варианта заключается в том, что если нужно отсортировать большое количество данных, придется каждую отдельную строку настраивать отдельно.

1. С помощью функций или . Данный способ решает проблему большого количества данных по вертикали, умело оперируя , можно запросто сделать горизонтальную сортировку для большого количества данных. Но у этого способа есть один существенный недостаток, который, кстати, отсутствует в первом варианте, – это возможность сортировки только числовой информации. Да, к сожалению, для текста не подойдет.

1. С помощью механизма . Мы уже неоднократно использовали данный инструмент при решении конкурсных заданий ExcelWorldChamp и . На первый взгляд решение может показаться громоздким, однако, по мере освоения Power Query, можно привыкнуть. А, если вы планируете заниматься обработкой данных в Excel, то без использования данного инструмента сейчас просто нельзя.

Используем горизонтальную сортировку с помощью Power Query

Для совершения каких либо манипуляций в Power Query данные необходимо предварительно загрузить. На вкладке данные, в зависимости от типа источника данных пользуемся соответствующей командой. В нашем, простом случае, – это “Из таблицы/диапазона”.

В самом окне редактора Power Query переходим на вкладку “Добавление столбца”, команда “Настраиваемый столбец”. В диалоговом окне настройки столбца вводим функцию List.Sort(), в качестве аргументов передаем столбцы. По умолчанию функция сортируем по возрастанию, поэтому этот опциональный параметр нужно обязательно указывать, если сортировка нужна в убывающем порядке.

List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]}, Order.Ascending)

что равноценно

List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]})

а вот формула для убывающего порядка

List.Sort({[Столбец1],[Столбец2],[Столбец3],[Столбец4],[Столбец5],[Столбец6],[Столбец7]}, Order.Descending)

Поскольку результатом получается элемент типа список, нужно определиться с дальнейшими действиями сортировки, если нужно получить столбец со значениями, выбираем опцию “Развернуть в новые строки”, однако, если идет сортировка для большого количества данных, лучше воспользоваться опцией “Извлечь значения…”. При извлечении значений все они извлекаются в одну ячейку с определенным разделителем (ну или без). Если потом возникнет необходимость разнести значения по ячейкам сделать это можно несколькими способами, мы их рассмотрели в данном , однако, лучшим вариантом будет воспользоваться командой “Разделить столбец” вкладки “Главная” в самом Power Query.

Вы можете отсортировать список в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трем полям. Для каждого столбца можно задать возрастающий и убывающий порядок сортировки.

Возрастающий порядок сортировки:

Числа будут отсортированы в порядке от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа.

Значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего значения.

Текст будет отсортирован по алфавиту. При этом сначала будут расположены заданные в качестве текста числовые значения.

При сортировке в возрастающем порядке логических значений сначала будет отображено значение ЛОЖЬ, а затем – значение ИСТИНА.

Значения ошибки будут отсортированы в том порядке, в котором они были обнаружены (с точки зрения сортировки все они равны).

Пустые ячейки будут отображены в конце отсортированного списка.

Убывающий порядок сортировки:

В случае убывающего порядка сортировки Excel сортирует записи в обратном описанному выше порядке. Только пустые ячейки по-прежнему будут отображены в конце списка.

Пользовательский порядок сортировки:

Вместо возрастающего и убывающего порядка сортировки Вы можете применять также пользовательский порядок сортировки, определяемый заданным пользовательским списком.

Сортировка списка

Для сортировки списка поместите указатель ячейки внутри списка и выполните команду Данные – Сортировка.

Excel автоматически выделит список и выведет на экран диалоговое окно “Сортировка диапазона” в котором нужно указать параметры сортировки.

Вы можете задать сортировку не более чем по трем полям списка и указать для каждого поля свой порядок сортировки.

Excel автоматически распознает имена полей, если формат ячеек, содержащих имена, отличается от формата ячеек с данными.

Диалоговое окно “Сортировка диапазона”.

Если выполненное программой выделение диапазона не совсем корректно, установите переключатель внизу диалогового окна в нужное положение (Идентифицировать поля по “подписям (первая строка диапазона)” или же “обозначениям столбцов листа”).

Заданные в диалоговом окне “Сортировка” диапазона и “Параметры сортировки” параметры будут сохранены и отображены в диалоговом окне при следующем его открытии.

Вы можете также задать сортировку столбцов диапазона вместо строк. Для этого нажмите в диалоговом окне “Сортировка диапазона” кнопку “Параметры” и в диалоговом окне “Параметры сортировки” в группе “Сортировать” установите переключатель в положение “Столбцы диапазона”.

26. Фильтрация данных в Excel.

Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям.

Автофильтр

При применении автофильтра имена полей будут дополнены раскрывающимися списками, из которых можно выбрать нужное значение поля или задать пользовательский критерий.

Вставка автофильтра

1. Поместите указатель ячейки внутри списка.

2. В подменю Данные – Фильтр выберите команду “Автофильтр”. Рядом с именами полей будут отображены кнопки со стрелками, нажав которые, можно открыть список.

3. Откройте список для поля, значение которого хотите использовать в качестве фильтра (критерия отбора). В списке будут приведены значения ячеек выбранного поля.

4. Выберите из списка нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют заданному фильтру.

5. Выберите при необходимости из списка другого поля нужный элемент. На экране будут отображены только те записи, которые соответствуют всем заданным условиям фильтрации (условия отдельных полей объединяются с помощью логической операции “И”).

Кнопки открытия автофильтров полей, для которых заданы условия фильтрации, окрашены синим цветом.

Если перед выполнением команды “Автофильтр” Вы выделили один или несколько столбцов, то раскрывающиеся списки будут добавлены только соответствующим полям.

Чтобы снова отобразить на экране все записи списка, выполните команду “Отобразить все” из подменю Данные – Фильтр.

Критерий фильтрации для отдельного поля можно убрать, выбрав в списке автофильтра этого поля элемент “Все”.

Чтобы деактивировать функцию автофильтра (удалить раскрывающиеся списки), выберите повторно команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

Применение пользовательского автофильтра

Применяя пользовательский автофильтр, Вы можете соединить с помощью логических операторов отдельные условия отбора записей.

Вставьте в список автофильтр, выбрав команду Данные – Фильтр – Автофильтр.

Откройте список автофильтра для нужного поля и выберите в нем элемент (Условие).

В открывшемся диалоговом окне “Пользовательский автофильтр” (Рис. 6.3.27.) укажите первый критерий.

Выберите логический оператор, объединяющий первый и второй критерии.

Диалоговое окно “Пользовательский автофильтр”.

Вы можете задать для отдельного поля в пользовательском автофильтре один или два критерия. В последнем случае их можно объединить логическим оператором “И” либо “ИЛИ”.

Задайте второй критерий.

Нажмите кнопку “OK”. Excel отфильтрует записи в соответствии с указанными критериями.

Расширенный фильтр

Для задания сложных условий фильтрации данных списка Excel предоставляет в помощь пользователю так называемый расширенный фильтр.

Диапазон критериев

Критерии можно задать в любом свободном месте рабочего листа. В диапазоне критериев Вы можете вводить и сочетать два типа критериев:

Простые критерии: программа сравнит содержимое полей с заданным критерием (аналогично применению автофильтра).

Вычисленные критерии: в этом случае можно указывать также возвращаемые формулой значения, которые не представлены в списке.

При указании простых критериев сначала в диапазоне критериев следует указать имена полей, причем можно ввести только те имена полей, для которых задаются критерии.

В строке (строках), расположенной непосредственно под строкой с именами полей, следует задать критерии. При задании критериев Excel не различает регистр. Вы можете использовать при задании критериев символы подстановки? и *.

Все критерии, заданные в одной строке, должны выполняться одновременно (соответствует логическому оператору “И”). Чтобы задать соединение критериев оператором “ИЛИ”, укажите критерии в различных строках.

Применение расширенного фильтра

После создания диапазона критериев можно запустить расширенный фильтр и подвергнуть данные списка фильтрации.

1. Поместите указатель ячейки внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает диапазон списка и представит ссылку на диапазон в диалоговом окне.

2. Выполните команду Данные – Фильтр – Расширенный фильтр. Поместите курсор ввода в поле “Диапазон условий” и выделите соответствующий диапазон в рабочем листе.

3. Закройте диалоговое окно нажатием кнопки “ОК”. На экране теперь будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.

Вы можете применить в рабочем листе только один расширенный фильтр.

Если в результате применения расширенного фильтра не должны быть отображены повторяющиеся записи, в диалоговом окне “Расширенный фильтр” установите флажок параметра “Только уникальные записи”.

Чтобы после фильтрации задать отображение в рабочем листе всех записей списка, выполните команду Данные – Фильтр – Отобразить все.

Если в таблице нужно найти определенное значение, то удобнее всего это делать в отсортированных данных. Далее мы рассмотрим, как отсортировать таблицу в Excel по убыванию или возрастанию, цвету текста или ячеек и прочее.

Для сортировки таблиц в Excel используется пункт меню «Сортировка и фильтр» на вкладке главная. Самая простая сортировка данный в таблице Excel, это сортировка по возрастанию или по убыванию, которая может быть применена как к текстовым значениям, так и к числовым.

Для правильной сортировки все сортируемые ячейки должны иметь одинаковый формат, например, все ячейки с цифрами должны находится в числовом формате. Также перед значениями не должно быть лишних пробелов и в сортируемом диапазоне не должно быть скрытых строк и столбцов.

Сортировка значений в таблице Эксель начинается с выбора сортируемого столбца. Достаточно даже установить курсор в первую ячейку столбца. В нашем примере выделим первую ячейку второго столбца, выберем в меню «Сортировка и фильтр» , и укажем «Сортировка по возрастанию» .

В результате сортировки данных в таблице значения во второй таблице отсортированы по возрастанию, но первая ячейка так и осталась на своем месте. Все это потому, что по умолчанию первая строка в таблице считается заголовками, т.е. названиями столбцов, и не сортируется.

Диапазон сортируемых данных расширяется автоматически, т.е. Эксель автоматически выделяет всю таблицу и сортирует данные по строкам в соответствии с выбранным столбцом. Если выделить все ячейки столбца, которые необходимо отсортировать, и выбрать сортировку по возрастанию или убыванию, Эксель выдаст сообщение с предложением выбрать вариант сортировки. Будет доступен вариант «Автоматически расширить выделенный диапазон» , при котором будет выделена вся таблица, и «Сортировать в пределах указанного выделения» , что позволит отсортировать только выделенный столбец не затрагивая при этом данные в соседних столбцах. В этом случае при сортировке опять же не будет учитываться первая ячейка.

Чтобы сортировка таблиц в Excel производилась полностью по всем выделенным ячейкам, следует в меню «Сортировка и фильтр» выбирать пункт «Настраиваемая сортировка…» .

При этом мы сразу увидим, какую часть таблицы Эксель выделяет для дальнейшей сортировки.

Чтобы выделялась вся область данных, следует в появившемся окошке «Сортировка» убрать галочку с пункта «Мои данные содержат заголовки» .

Теперь в этом окошке можно настроить сортировку наших данных. В первой графе «Столбец» в строке «Сортировать по» выбираем столбец, данные в котором необходимо отсортировать. Во второй графе «Сортировка» необходимо выбрать условие, по которому будет производится сортировка. Доступны варианты «Значения» , «Цвет ячейки» , «Цвет шрифта» и «Значок ячейки» . В нашем случае мы будем сортировать значения. Ну и в последней графе «Порядок» можно выбрать порядок сортировки значений «По возрастанию» , «По убыванию» и «Настраиваемый список» . Выберем по возрастанию. В результате значения среднего столбца отсортированы.

Также можно настраивать и сортировку отдельного столбца. Кроме того, в Экселе можно настроить несколько уровней сортировки. Например, отсортируем первый столбец по возрастанию, а затем результат сортировки второго столбца также отсортируем по возрастанию. А последний третий столбец отсортируем сначала по цвету ячейки, а затем по цвету шрифта. Для добавления нового уровня необходимо в окошке «Сортировка» нажать кнопку «Добавить уровень» , при этом порядок следования уровней имеет значение.

Всем привет! Сегодня я продолжу повышать ваши навыки владения важными программами, и покажу, как сделать сортировку в excel.

Умение нужное, и если вы решили поработать с содержательной таблицей, возьмите её дубликат. Работая с оригиналом, вы рискуете нарушить точность подсчетов за счет нарушения целостности ссылок, а множественные сортировки перемешают так все данные, что вернуть начальный вариант станет проблематично. Обратите так же внимание, что присутствие объединенных ячеек недопустимо. Тут поможет их разъединение.

Как сделать сортировку в excel

Что имеет в своей функциональности excel для сортировки данных? Я покажу несколько примеров, чтобы ответить на вопрос: как сделать сортировку в excel.

Подготавливаем таблицу:

Таблица заполнена результатами, без формул. А ячейки, которые были объединены, сменились на разъединенные. Очищаем заголовки от текста, и получаем готовую для сортировки таблицу.

Для сортировки одного столбца необходимо:

Теперь мы имеем данные, которые прошли сортировку по отношению к столбцу «Чистая прибыль».

Сортировка в столбце

Сортируем один столбец, не касаясь соседних:

Вот так выглядит отсортированный столбец:

Сортируем в EXCEL по цвету ячейки

Возможности сортировки настолько широки, что возможно это сделать даже учитывая цвет ячейки. Создание отдельной таблицы подразумевает не только копирование данных, но и их формат. Необходимо:

Разделяем при наличии объединенные ячейки.

Сортируем по цветам.

Делаем выделение таблицы. Выбираем через «Данные», «Сортировка».

Заходим в параметры, отмечаем «Мои данные содержат заголовки столбцов». Подтверждаем кнопкой «Ок».


Вверху располагается худшая прибыль.


Надеюсь, вы разобрали и хорошо усвоили урок о том, как сделать сортировку в excel. Жду вас на следующих уроках.

Как сделать сортировку в excel